Kişisel verileri koruma kurulan yapılacak şikayetlerde uyulacak esaslar

İlgili kişinin hak arama yöntemleri ise Kanunun 13 ve 14 üncü maddelerinde belirlenmiş olup buna göre, Kanunun “Veri Sorumlusuna Başvuru” başlıklı 13 üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasında; “İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu maddeye dayanılarak hazırlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”in (Tebliğ) “Başvuru Usulü” başlığını taşıyan 5 inci maddesinin birinci fıkrasında “İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir” hükmüne yer verilerek başvuruda bulunması zorunlu unsurlar ad, soyadı, başvuru yazılı ise imza, T.C. Kimlik No., tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve talep konusu olarak sayılmıştır.

Kanunun “Kurula Şikâyet” başlıklı 14 üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasında ise “Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir” hükmüne, (2) numaralı fıkrasında ise “13 üncü madde uyarınca başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz” hükmüne yer verilmiştir.

Kanunun “Şikâyet Üzerine veya Resen İncelemenin Usul ve Esasları” başlıklı 15 inci maddesinin (1) numaralı fıkrası Kurulun, şikâyet üzerine veya ihlal iddiasını öğrenmesi durumunda resen, görev alanına giren konularda gerekli incelemeyi yapacağı, (2) numaralı fıkrası da 01.11.1984 tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 6 ncı maddesinde belirtilen şartları taşımayan ihbarların veya şikâyetlerin incelemeye alınmayacağı hükümlerini haizdir. Öte yandan, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 6 ncı maddesinde ise; “Türkiye Büyük Millet Meclisine veya yetkili makamlara verilen veya gönderilen dilekçelerden;

a) Belli bir konuyu ihtiva etmeyenler,

b) Yargı mercilerinin görevine giren konularla ilgili olanlar,

c) 4 üncü maddede gösterilen şartlardan herhangi birini taşımayanlar incelenemezler.” hükmüne yer verilmiştir.

Bu itibarla yukarıda sayılan mevzuat hükümleri çerçevesinde usul şartlarını taşımayan şikayetler Kurul tarafından esas yönünden değerlendirmeye alınamayarak reddedilmekte olup, şikayetlerin daha etkin ve kısa sürede sonuçlanmasını teminen;

Veri sorumlusuna yapılacak başvurularda:

Kanunun 13 üncü maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğde belirlenen yöntem ve esaslara dikkat edilmesi, bu kapsamda;

Veri sorumlusuna yapılacak başvuruların yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla yapılması

Başvuru veri sorumlusuna ilgili kişinin KEP adresi dışında bir e-posta adresi üzerinden iletilecek ise mutlak surette veri sorumlusuna daha önce bildirilmiş ve veri sorumlusu nezdinde kayıtlı bulunan e-posta adresinin kullanılması

Veri sorumlusuna başvuru yazılı yapılmış ise mutlak surette başvuruda imzaya yer verilmesi, vekil aracılığı ile yapılan başvurularda vekaletname örneğinin iletilmesi 

Yapılan her başvurunun ad, soyad, T.C. Kimlik No., tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve talep konusu içermesi

Yapılan başvuruların Kanunun 11 inci maddesinde yer verilen ilgili kişinin hakları kapsamında olması  gerekmektedir.

Kurula yapılacak şikayetlerde;

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince yazılı başvurularda mutlak surette ad, soyad, imza, iş veya ikametgah adresine yer verilmesi

Vekil aracılığı ile yapılan başvurularda başvuru ekinde ilgili kişiye ait vekâletnamenin eksiksiz bir şekilde ve süresine dikkat edilerek sunulması

Kanun kapsamındaki talepler ile ilgili olarak Kurula şikayette bulunmadan önce veri sorumlusuna başvuru yolunun tüketilmesi,

Veri sorumlusuna yapılmış başvuruya, başvurunun veri sorumlusuna iletildiğine dair kanıtlayıcı belgeye (örneğin PTT gönderi belgesi) ve gerekmesi halinde başvuru yöntemine ilişkin bilgi ve belgeye (örneğin e-posta ya da bir uygulama aracılığı ile başvuruldu ise bu yöntemin anlaşılır ve kanıt taşır nitelikte sunulması) yer verilmesi

Veri sorumlusu tarafından ilgili kişiye cevap verilmiş ise verilen cevabın dilekçe ekinde yer alması ve varsa ilgili kişi tarafından cevabın ne zaman alındığını gösterir belgenin iletilmesi

Kanunun 14 üncü maddesinde Kurula şikayette bulunabilmek için öngörülen sürelere riayet edilmesi, bu kapsamda ilgili kişilerce

Veri sorumlusundan başvuru tarihinden itibaren en geç otuz gün içinde yanıt alındığı durumlarda veri sorumlusunun cevabının öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün içinde Kurula şikayetin iletilmesi

Veri sorumlusunun yanıtının başvuru tarihinden itibaren otuz günden daha geç alınması halinde ilk başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayetin iletilmesi

Veri sorumlusundan yanıt alınmadığı durumlarda başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayetin iletilmesi

Veri sorumlularının kendilerine başvurulduğu tarihten itibaren 30 günlük cevap verme süresinin olduğu dikkate alındığında veri sorumlusuna yapılan başvurudan itibaren 30 gün beklenilmesi, yanıt alınmaması durumunda Kurula şikayette bulunulması

Kanunun 14 üncü maddesinde yer verilen sürelerin hesaplanabilmesini teminen Kurula iletilen dilekçelerin, veri sorumlusuna yapılan başvuruların, alınan cevapların ve bu belgelere dair gönderi belgelerinin tarihlerinin açık ve anlaşılır olması

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince şikâyete konu edilen iddiaları tevsik edici belgelerin dilekçeye ilave edilmesi

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince şikâyet konusunun ve talebin açık olarak belirtilmesi

Konunun yargı mercilerine de intikal ettirilmesi halinde bu hususta detaylı bilgi ve dokümana yer verilmesi

Kurumun görev alanı dışında taleplere yer verilmemesi hususlarına dikkat edilmesi önem arz etmektedir.

Kamuoyuna saygıyla duyurulur.